Hast du bereits Erfahrungen als Verwaltungsassistent/in, HR oder im Back Office?
Möchtest du deine Karriere in einem multikulturellen Umfeld beginnen? 
Wir suchen eine/n Verwaltungsassistent/in mit ausgeprägten organisatorischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten in Barcelona.

Deine Aufgaben und dein Einfluss als Verwaltungsassistent/in werden sein:

• Unterstützung von Projektaktivitäten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Vorbereitung von Projektbesprechungen und -materialien, Anfertigung von Notizen
• Unterstützung bei der Dokumentation von Prozessen und Arbeitsabläufen sowie bei der Erstellung von Schulungsunterlagen
• Unterstützung bei der Schulung und dem Coaching neuer Mitarbeiter
• Sammeln, Überprüfen und Verwalten von Informationen und Dokumenten von verschiedenen Interessengruppen
• Erfassen von Kundeninformationen, Erstellen und Verwalten von Änderungen in den Kundenstammdatenbanken, Sicherstellen des Abgleichs zwischen den verschiedenen Systemen und der Genauigkeit der Daten
• Erfassen und Dokumentieren der Besonderheiten der Kundenfakturierung und enge Zusammenarbeit mit den verschiedenen Teams, um zu ermitteln, wie die Fakturierung entsprechend den Anforderungen automatisiert/produziert werden kann
• Überprüfung der Einnahmen und der Einhaltung der Vorschriften, Erstellung und Versand von Rechnungen
• Entgegennahme von self-billing Informationen und Kontenabstimmungen
• Identifizierung, Bewertung, Kategorisierung und Lösung von Rechnungsfehlern und -streitigkeiten in Zusammenarbeit mit dem lokalen Team und dem Inkassoteam
• Genaue und rechtzeitige Beantwortung und Kommunikation von internen und externen Kundenanfragen und -wünschen
• Zusammenarbeit mit allen Beteiligten (Middle Office, lokale Finanz- und Geschäftsteams), um hervorragende Ergebnisse zu erzielen
• Erstellung von Berichten (Rechnungen/Gutschriften ...) für den Geschäftsbedarf
• Sonstige Ad-hoc-Aufgaben im Middle Office

Fähigkeiten, Qualifikationen und Interessen, die du benötigst, um in dieser Funktion erfolgreich zu sein:

• Du sprichst Deutsch auf einem muttersprachlichem Niveau, sowie fließend Englisch
• Du hast einen Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft oder einen gleichwertigen Abschluss
• Du hast bereits erfolgreich in einem Shared Service Center gearbeitet, z.B. in den Bereichen Billing, Customer Service, HR oder Sales 
• Du hast die Gewohnheit, mit einem internationalen Team zusammenzuarbeiten
• Du weißt, wie man proaktiv vorgeht, um Probleme zu lösen
• Du bist qualitätsorientiert und achtest auf Details 
• Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Du hast ein ausgezeichnetes Organisationstalent und die Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Fristen einzuhalten.

Was ist für dich drin?

• Gehalt entsprechend deiner Erfahrungen + Zusatzleistungen (Essensgutscheine, Lebensversicherung, Pensionsplan usw.)
• Karrierechancen
• Internationales und multikulturelles Umfeld
• Ein Unternehmen mit weltweitem Ruf
• Starttermin: ASAP

Dein zukünftiges Unternehmen: 
Unser Kunde ist ein internationales SSC, das als exzellenter Dienstleister für Unternehmen in ganz Europa anerkannt ist und Experten in den Bereichen Finanzen, Verwaltung, Marketing, IT, HR und Personalbeschaffung für sein Zentrum in Barcelona sucht. Das Unternehmen bietet ein dynamisches und multikulturelles Umfeld mit einem Team, das Talente aus mehr als 30 verschiedenen Ländern umfasst und an hochwertigen Standards arbeitet.

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